「DXを進めたい」という相談を受けると、多くの場合、すでに特定のツールを念頭に置いています。しかし、ツールを先に決めることがデジタル化失敗の最大の原因です。この記事では、ツール導入前に整理すべきことと、その手順を具体的に説明します。
ツール導入が失敗する理由 ¶
ツール導入が失敗する最も多いパターンは、「現在の業務フローをそのままツールに乗せようとすること」です。非効率な業務フローをデジタル化しても、非効率なままです。ツールを入れる前に、業務フローそのものを見直す必要があります。これを省略すると、ツールの導入コストと運用コストだけが増えて、効果が出ません。
業務フローの整理から始める ¶
まず、現在の業務を「誰が、何を、どの順番でやっているか」を書き出します。付箋とホワイトボードで十分です。この作業を現場の担当者と一緒にやることが重要です。経営者や管理職だけで作った業務フロー図は、現実と乖離していることが多いです。
自動化すべき工程と人が判断すべき工程を分ける ¶
業務フローが見えたら、次は「自動化できる工程」と「人が判断すべき工程」を分けます。繰り返し発生する、ルールが明確な作業は自動化の候補です。例外処理や、文脈を読む必要がある判断は、人が担当すべきです。この分類をせずにツールを選ぶと、自動化すべきでない工程まで自動化しようとして、かえって複雑になります。
ツールを選ぶのは最後 ¶
業務フローの整理と、自動化の範囲の特定が終わって初めて、ツールの選定に入ります。この段階では、「何ができるか」ではなく「何が必要か」が明確になっているので、ツールの比較が速くなります。特定のベンダーに依存しない中立な立場で選定することも重要です。
デジタル化は手段であって目的ではありません。まず業務フローを整理することから始めましょう。Trelzov Zoneではデジタル移行・業務改善支援の初回相談を無料で受け付けています。